GÖREV/İŞ TANIMI FORMU

KADRO VEYA POZİSYONUN

BİRİMİ/ALT BİRİMİ

Uluslararası İlişkiler Ofisi

STATÜSÜ

[  x ] MEMUR                 [  ] SÖZLEŞMELİ PERSONEL

UNVANI

Öğretim Görevlisi

GÖREVİ

Erasmus Kurum Koordinatörü

SINIFI

Akademik

KODU

ÜST YÖNETİCİSİ

REKTÖR

BAĞLI BULUNDUĞU YÖNETİCİ/YÖNETİCİLERİ

Uluslararası İlişkiler Ofisi Koordinatörü, Genel Sekreter, Rektör Yardımcısı ve Rektör

ASTLARI

Uluslararası İlişkiler Ofisi İdari Personeli

A. GÖREV/İŞLERE İLİŞKİN BİLGİLER

•        1) GÖREV/İŞİN KISA TANIMI
• Üniversitenin Erasmus anlaşmalarının randımanlı bir şekilde yürütülmesini sağlamak ve bu kapsamda ÜNEKOM kararları ve Ulusal Ajansın Uygulama el kitabı doğrultusunda öğretim elemanları ve personelin seçilmesini sağlamak ve idari işlemlerinin yürütülmesini koordine etmek. Bu doğrultuda öğrenim ve staj faaliyetlerine seçilen öğrencilerin idari ve eğitimle ilgili işlemlerinin aksatılmadan yürütülmesini koordine etmek.
•  Gelen öğrenci ve personelin (akademik ve idari) üniversitemizdeki ilgili birimleriyle koordinasyonunu sağlamak ve onları iyi şekilde ağırlamak, idari işlerinin takibini sağlamak.
• Uluslararası ilişkiler ofisini gerek üniversite içindeki birimlerle gerekse dışarıdaki resmi diğer kurumlarla ve Ulusal Ajansla koordineli bir şekilde çalışmasını sağlamak.

•        2) GÖREV/İŞ YETKİ VE SORUMLULUKLAR
• Erasmus programını üniversite içinde tanıtır, tanıtım materyallerini hazırlanması. İlgili üniversitelerle yazışmaların yürütülmesi, anlaşmaların yapılması ve güncellenmesi işlemlerinin yapılması.
• Ofis işlerinde gerekli olan tercümelerin yapılması, anlaşmaların uygun hale getirilmesi.
• İlgili fakülte ve bölüm koordinatörleriyle, Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı, Strateji Daire Başkanlığı ve Rektörlük birimleri ile iletişim içinde çalışmak.
• Üniversitenin birimleriyle ve diğer resmi kurumlarla gerektiğinde iş birliği ve koordinasyon içinde çalışılmasını sağlamak.
• Erasmus Değişim Programı dışında, Üniversitenin dış ilişkilerinin koordine edilmesi işlerinin yürütülmesini sağlamak.
• Yurt içi ve yurt dışı, her türlü değişim programlarından ve iş birliği protokollerinden doğan anlaşma ve dış ilişkilerini, Öğrenci ve öğretim üyesi değişimi işlemlerinin koordine edilmesini sağlamak.
• Birimin yıllık performans programına ilişkin istatistiki bilgilerin ve yıllık faaliyet raporlarının hazırlanarak ilgili yerlere bildirilmesini sağlamak.
• Ofis çalışmaları konusunda amirlerine bilgi vermek.
• Ofis ile ilgili oryantasyon, kurs, eğitim, toplantı vb. katılım sağlamak.
• Birimde yürütülmekte olan hizmetlerin etkili, verimli ve süratli bir şekilde sunulmasını sağlamak.
• Ulusal Ajansın ve Avrupa Komisyonun istediği raporları , sözleşmeleri ve istenilen tüm evrakları takip etmek, hazırlamak ve evrak ve raporların gerekli mercilerce imzalanmasını ve takip edilmesini sağlamak.
• Yükseköğretim Kurumu tarafından istenildiğinde sunulmak üzere rapor hazırlanmasını sağlamak ve sunmak.
• Üniversitemizin gerektiğinde toplantılarda ve fuarlarda Uluslararası ilişkiler birimini temsil etmek.
• Uluslararası ilişkiler ofisinin üniversitemizi temsilen diğer uluslararası birim ve kurumlarla koordineli bir şekilde çalışmasını sağlamak.
• Ofis içinde çalışan personelin uyum içinde çalışmalarını ve işlerini aksatmadan takip ettiklerini kontrol etmek ve koordinasyonu sağlamak.
• Gelen öğrenci ve personeli program içerikleri ve değişim programlarına katılım için izlenecek yol haritası ve prosedürlerle ile ilgili bilgilendirmek.
• Ofis işlemleri ile ilgili üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işler ve işlemlerin yapılmasını sağlamak.
• Ofiste gerçekleştirilen tüm iş ve işlemlerden dolayı Uluslararası İlişkiler Koordinatörü, Genel Sekretere, Rektör Yardımcısına ve Rektöre karşı sorumluluk.

3) ÇALIŞMA KOŞULLARI

  a) Çalışma Ortamı

Kapalı alan.

  b) İş Riski

Var ( Mali risk)

4) GÖREV/İŞİN GEREKTİRDİĞİ AĞIRLIKLI ÇABA

    [  ] FİZİKSEL ÇABA                 [  ] ZİHİNSEL ÇABA              [ X] HER İKİSİ DE  

B.  ATANACAKLARDA ARANACAK NİTELİKLER

1) GEREKLİ ÖĞRENİM DÜZEYİ VE BÖLÜMÜ

En az lisans mezunu olmak; Yabancı Dil ile ilgili alanlardan mezun olmak. Akademik personel olmak.

2) GEREKLİ MESLEKİ EĞİTİM, SERTİFİKA, DİĞER EĞİTİMLER

 Yok.

3) GEREKLİ YABANCI DİL VE DÜZEYİ

İngilizce, C1

4) GEREKLİ HİZMET SÜRESİ

5 (Beş) yıl

5)  ÖZEL NİTELİKLER

      .     Yabancı bir dili etkin olarak kullanabilmek,

• Araştırıcı,
• Pratik çözüm üretebilen.
• Sorgulayıcı.
• Kendine güvenen.
• İyi iletişim kurabilen.
• Hızlı, düzenli ve dikkatli.
• Önderlik yeteneğine sahip.
• Yurtdışı deneyimli olmak,
• Temsil yeteneğine sahip olmak,
• Uluslararası yazışma kurallarına hakim olmak.

Bu dokumanda açıklanan görev tanımımı okudum.

Görevimi burada belirtilen kapsamda yerine getirmeyi kabul ve taahhüt ediyorum.

Adı ve Soyadı:

Tarih                                                                                                                              İmza         

ONAYLAYAN

(Rektör Yardımcısı)

Tarih                                                                                                                            İmza

.…/.…/….

GÖREV/İŞ TANIMI FORMU

KADRO VEYA POZİSYONUN

BİRİMİ/ALT BİRİMİ

Uluslararası İlişkiler Ofisi

STATÜSÜ

[ X ] MEMUR                 [  ] SÖZLEŞMELİ PERSONEL

UNVANI

ŞUBE MÜDÜRÜ

GÖREVİ

ULUSLARARASI İLİŞKİLER OFİSİ ŞUBE MÜDÜRÜ

SINIFI

GİH

KODU

ÜST YÖNETİCİSİ

REKTÖR

BAĞLI BULUNDUĞU YÖNETİCİ/YÖNETİCİLERİ

Uluslararası İlişkiler Ofisi Koordinatörü, Genel Sekreter, Rektör Yardımcısı ve Rektör

ASTLARI

Uluslararası İlişkiler Ofisi idari personeli

A. GÖREV/İŞLERE İLİŞKİN BİLGİLER

    1) GÖREV/İŞİN KISA TANIM

• Üniversitemizin Uluslararası İlişkiler Ofisi bünyesinde yürütülen Erasmus Değişim Programına ilişkin faaliyetlerin ilgili mevzuatlar çerçevesinde mevcut kaynaklar kullanılarak etkin ve verimli şekilde yapılması, yazışmaların ve yönlendirmelerin yasal ve hiyararşik düzen içinde yapılmasının sağlanması ve imzaya hazır hale getirilmesi, işlemi sonlanan evrakların düzenli bir şekilde dosyalanmasının sağlanması.  Uluslararası İlişkiler Ofisi’nde büro hizmetlerine ilişkin işlerin ve işleyişin; hiyerarşik yapı içerisinde planlı ve koordineli çalışmaya yönlendirilmesi.

   2) GÖREV/İŞ YETKİ VE SORUMLULUKLAR

• Üniversitemiz tarafından imzalanan Erasmus Anlaşmaları kapsamında, gelen-giden öğrencilerin işlemlerinin ve yazışmalarının yapılması, evraklarının dosyalanması, dosya takibinin yapılması. Web sayfasındaki ilanların ve protokollerin güncellenmesi için gerekli takibin ve hazırlıkların yapılması.
• Zamanla ve maliyetle sınırlı işlemlerin (ilan, başvuru, ivedi yazılar, ödemeler…) süresi içerisinde tamamlanması için gerekli hazırlık çalışmalarının yapılması.
• Ofiste hazırlanan yazı ve dosyaların içerik ve biçim yönünden incelenerek gerekli düzenlemeler için yönlendirmelerin yapılması, eksikliklerle ilgili gerekli önlemlerin alınması için ilgili yerlere bilgi verilmesi.
• Gelen ve giden evrakın kayıt, çoğaltma, dağıtım, dosyalama, sevk ve arşivleme hizmetlerinin usulüne uygun şekilde yapılması.
• Bilgi akışının ilgililere yüz-yüze, telefon yada internet iletişim kanalları da kullanılarak hızlı ve doğru akışının sağlanması.
• Gizliliği olan evrak, dosya ve diğer bilgiler için mevzuata uygun önlemlerin alınması.
•  Ofis çalışmaları konusunda gerekli bilgilendirmelerin yapılması, ilgili birimlerle koordinasyon içinde çalışılması.  
• Birimin yıllık performans programına ilişkin istatistiksel verilerin ve yıllık faaliyet raporlarının hazırlanarak ilgili yerlere bildirilmesinin sağlanmasında gerekli desteğin sağlanması.
• Ofis web sayfasının gerekli güncellemelerinin yapılması için takibinin sağlanması.
• Birimini ilgilendiren konularda amirleri tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.

3) ÇALIŞMA KOŞULLARI

  a) Çalışma Ortamı

Kapalı ofis.

  b) İş Riski

Var ( Mali risk)

4) GÖREV/İŞİN GEREKTİRDİĞİ AĞIRLIKLI ÇABA

    [  ] FİZİKSEL ÇABA                 [  ] ZİHİNSEL ÇABA              [ X] HER İKİSİ DE  

B.  ATANACAKLARDA ARANACAK NİTELİKLER

1) GEREKLİ ÖĞRENİM DÜZEYİ VE BÖLÜMÜ

En az lisans mezunu olmak

2) GEREKLİ MESLEKİ EĞİTİM, SERTİFİKA, DİĞER EĞİTİMLER

Hizmet içi eğitim desteği

3) GEREKLİ YABANCI DİL VE DÜZEYİ

Tercihen temel seviyede İngilizce bilmek.

4) GEREKLİ HİZMET SÜRESİ

657 sayılı Devlet Memurları Kanunu  ve 2547 sayılı Yüksek Öğretim Kanunu’nda belirtilen ilgili niteliklere sahip olmak.

5)  ÖZEL NİTELİKLER

• MS Word ve Excel programlarını bilmek.
• EBYS sistemini kullanmak.
• İlgili mevzuat bilgisine sahip olmak.
• Yazışma kurallarına hakim olmak.
• Temsil yeteneğine sahip olmak.
• Pratik çözüm üretebilen.
• Sorgulayıcı.
• Kendine güvenen.
• İyi iletişim kurabilen.
• Hızlı, düzenli ve dikkatli.

Bu dokumanda açıklanan görev tanımımı okudum.

Görevimi burada belirtilen kapsamda yerine getirmeyi kabul ve taahhüt ediyorum.

Adı ve Soyadı:

Tarih                                                                                                                              İmza         

ONAYLAYAN

 (Rektör Yardımcısı)

Tarih                                                                                                                   İmza

.…/.…/....

GÖREV/İŞ TANIMI FORMU

KADRO VEYA POZİSYONUN

BİRİMİ/ALT BİRİMİ

Uluslararası İlişkiler Ofisi

STATÜSÜ

[ X ] MEMUR                 [  ] SÖZLEŞMELİ PERSONEL

UNVANI

ŞEF

GÖREVİ

ULUSLARARASI İLİŞKİLER OFİSİ ŞEFİ

SINIFI

GİH

KODU

ÜST YÖNETİCİSİ

REKTÖR

BAĞLI BULUNDUĞU YÖNETİCİ/YÖNETİCİLERİ

Uluslararası İlişkiler Ofisi Koordinatörü, Genel Sekreter, Rektör Yardımcısı ve Rektör

ASTLARI

Uluslararası İlişkiler Ofisi idari personeli

A. GÖREV/İŞLERE İLİŞKİN BİLGİLER

    1) GÖREV/İŞİN KISA TANIM

• Üniversitemizin Uluslararası İlişkiler Ofisi bünyesinde yürütülen Erasmus Değişim Programına ilişkin faaliyetlerin ilgili mevzuatlar çerçevesinde mevcut kaynaklar kullanılarak etkin ve verimli şekilde yapılması, yazışmaların ve yönlendirmelerin yasal ve hiyararşik düzen içinde yapılmasının sağlanması ve imzaya hazır hale getirilmesi, işlemi sonlanan evrakların düzenli bir şekilde dosyalanmasının sağlanması.  Uluslararası İlişkiler Ofisi’nde büro hizmetlerine ilişkin işlerin ve işleyişin; hiyerarşik yapı içerisinde planlı ve koordineli çalışmaya yönlendirilmesi.

   2) GÖREV/İŞ YETKİ VE SORUMLULUKLAR

• Üniversitemiz tarafından imzalanan Erasmus Anlaşmaları kapsamında, gelen-giden öğrencilerin işlemlerinin ve yazışmalarının yapılması, evraklarının dosyalanması, dosya takibinin yapılması. Web sayfasındaki ilanların ve protokollerin güncellenmesi için gerekli takibin ve hazırlıkların yapılması.
• Zamanla ve maliyetle sınırlı işlemlerin (ilan, başvuru, ivedi yazılar, ödemeler…) süresi içerisinde tamamlanması için gerekli hazırlık çalışmalarının yapılması.
• Ofiste hazırlanan yazı ve dosyaların içerik ve biçim yönünden incelenerek gerekli düzenlemeler için yönlendirmelerin yapılması, eksikliklerle ilgili gerekli önlemlerin alınması için ilgili yerlere bilgi verilmesi.
• Gelen ve giden evrakın kayıt, çoğaltma, dağıtım, dosyalama, sevk ve arşivleme hizmetlerinin usulüne uygun şekilde yapılması.
• Bilgi akışının ilgililere yüz-yüze, telefon yada internet iletişim kanalları da kullanılarak hızlı ve doğru akışının sağlanması.
• Gizliliği olan evrak, dosya ve diğer bilgiler için mevzuata uygun önlemlerin alınması.
•  Ofis çalışmaları konusunda gerekli bilgilendirmelerin yapılması, ilgili birimlerle koordinasyon içinde çalışılması. 
• Birimin yıllık performans programına ilişkin istatistiksel verilerin ve yıllık faaliyet raporlarının hazırlanarak ilgili yerlere bildirilmesinin sağlanmasında gerekli desteğin sağlanması.
• Ofis web sayfasının gerekli güncellemelerinin yapılması için takibinin sağlanması.
• Birimini ilgilendiren konularda amirleri tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.

3) ÇALIŞMA KOŞULLARI

  a) Çalışma Ortamı

Kapalı ofis.

  b) İş Riski

Var ( Mali risk)

4) GÖREV/İŞİN GEREKTİRDİĞİ AĞIRLIKLI ÇABA

[  ] FİZİKSEL ÇABA                 [  ] ZİHİNSEL ÇABA              [ X] HER İKİSİ DE  

B.  ATANACAKLARDA ARANACAK NİTELİKLER

1) GEREKLİ ÖĞRENİM DÜZEYİ VE BÖLÜMÜ

En az lisans mezunu olmak

2) GEREKLİ MESLEKİ EĞİTİM, SERTİFİKA, DİĞER EĞİTİMLER

Hizmet içi eğitim desteği

3) GEREKLİ YABANCI DİL VE DÜZEYİ

Tercihen temel seviyede İngilizce bilmek.

4) GEREKLİ HİZMET SÜRESİ

657 sayılı Devlet Memurları Kanunu  ve 2547 sayılı Yüksek Öğretim Kanunu’nda belirtilen ilgili niteliklere sahip olmak.

5)  ÖZEL NİTELİKLER

• MS Word ve Excel programlarını bilmek.
• EBYS sistemini kullanmak.
• İlgili mevzuat bilgisine sahip olmak.
• Yazışma kurallarına hakim olmak.
• Temsil yeteneğine sahip olmak.
• Pratik çözüm üretebilen.
• Sorgulayıcı.
• Kendine güvenen.
• İyi iletişim kurabilen.
• Hızlı, düzenli ve dikkatli.

Bu dokumanda açıklanan görev tanımımı okudum.

Görevimi burada belirtilen kapsamda yerine getirmeyi kabul ve taahhüt ediyorum.

Adı ve Soyadı:

Tarih                                                                                                                              İmza         

ONAYLAYAN

 (Rektör Yardımcısı)

Tarih                                                                                                                   İmza

.…/.…/....

GÖREV/İŞ TANIMI FORMU

KADRO VEYA POZİSYONUN

BİRİMİ/ALT BİRİMİ

Uluslararası İlişkiler Ofisi

STATÜSÜ

[ X ] MEMUR                 [  ] SÖZLEŞMELİ PERSONEL

UNVANI

MEMUR

GÖREVİ

ULUSLARARASI İLİŞKİLER OFİSİ’NDE GÖREVLİ MEMUR

SINIFI

GİH

KODU

ÜST YÖNETİCİSİ

REKTÖR

BAĞLI BULUNDUĞU YÖNETİCİ/YÖNETİCİLERİ

Uluslararası İlişkiler Ofisi Koordinatörü, Genel Sekreter, Rektör Yardımcısı ve Rektör

ASTLARI

-

A. GÖREV/İŞLERE İLİŞKİN BİLGİLER

              1) GÖREV/İŞİN KISA TANIMI

• Üniversitenin Uluslararası İlişkiler Ofisi bünyesinde yürütülen Erasmus+ Değişim Programı kapsamında yapılan anlaşmalar çerçevesinde gelen-giden öğrenci, idari ve akademik personelin değişim işlemlerinin yapılması, evraklarının dosyalanması, dosya takibinin yapılması ve Erasmus+ Değişim Programı kapsamında ödeme evraklarının hazırlanması. Üniversitemiz ve Ulusal Ajans arasındaki Erasmus+ Değişim Programı ile ilgili gerekli yazışmalar ve raporlamaların yapılması. Uluslararası İlişkiler Ofisi diğer işlerinde gerekli desteğin sağlanması.

       2) GÖREV/İŞ YETKİ VE SORUMLULUKLAR

• Erasmus+ Değişim Programı’nın üniversite içinde tanıtımı, tanıtım materyallerinin hazırlanması. Anlaşmalı üniversitelerle gerekli yazışmaların yapılması, anlaşmaların güncellenmesi ve yeni anlaşmaların yapılması,
• İlgili koordinatörlerle, Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ile koordinasyon içinde çalışmak,  
• Birimin yıllık performans programına ilişkin istatistiki bilgilerinin ve yıllık faaliyet raporlarının hazırlanarak ilgili yerlere bildirilmesinin sağlanmasında gerekli desteği sağlamak,
• Ofis çalışmaları konusunda amirlerine bilgi vermek,
• Erasmus+ Değişim Programı ile ilgili gerekli bilgilendirme toplantıları düzenlemek,
• Birimindeki hizmetlerin etkili, verimli ve süratli bir şekilde sunulmasını sağlamak,
• Ofis işlemleri ile ilgili üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işler ve işlemlerin yapılmasını sağlamak,
• Ofiste gerçekleştirilen tüm iş ve işlemlerden dolayı Uluslararası İlişkiler Ofisi Koordinatörüne, Genel Sekretere, Rektör Yardımcısına ve Rektöre karşı sorumluluk,
• Birim içerisinde ıslak ve e-imzalı yazışmaları yapmak, gelen yazılara cevap vermek,
• Erasmus+ Organizasyon Desteği ödeme evraklarını düzenleyip Strateji Daire Başkanlığı’na bildirmek,
• Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı’ndan, yapılan ödemelerin dekontlarını alıp muhafaza etmek,
• Erasmus+ Değişim Programı faaliyeti içerisinde karşı üniversitelerden gelen misafirlerimize oryantasyon etkinliği düzenleyerek en iyi şekilde misafir edip üniversitemizi tanıtmak,
• Erasmus+ Değişim Programı kapsamında, Avrupa Birliği Bakanlığı Ulusal Ajansı’nın düzenlemiş olduğu toplantılara katılmak,
• Erasmus+ Değişim Programı öğrenci seçimi için yazılı ve sözlü dil sınavları düzenleyerek sonuçları tablo olarak hazırlamak ve en yakın zamanda açıklamak,
• Erasmus+ Değişim Programı’ndan yararlanmış olan her bir öğrenci, idari ve akademik personel dosyalarının taratılıp dijital ortama aktarılması,
• Birim içerisindeki deponun sayım ve ayniyat işlemlerini gerçekleştirmek,
• Birim içi harcamalarda alınan malın kalite kontrolünü ve sayımını yapıp tutanak düzenleyerek teslim almak,
• Birimimizde kısmi zamanlı çalışmakta olan öğrencilerimize talimatlar vererek birim içi koordinasyonu sağlamak,
• Erasmus+ Değişim Programlarıyla ilgili tüm duyuruları Üniversitemiz web sitesinde yayınlamak.

3) ÇALIŞMA KOŞULLARI

  a) Çalışma Ortamı

Kapalı alan.

  b) İş Riski

Var ( Mali risk)

4) GÖREV/İŞİN GEREKTİRDİĞİ AĞIRLIKLI ÇABA

    [  ] FİZİKSEL ÇABA                 [  ] ZİHİNSEL ÇABA              [ X] HER İKİSİ DE  

B.  ATANACAKLARDA ARANACAK NİTELİKLER

1) GEREKLİ ÖĞRENİM DÜZEYİ VE BÖLÜMÜ

Lisans/İşletme

2) GEREKLİ MESLEKİ EĞİTİM, SERTİFİKA, DİĞER EĞİTİMLER

M.E.B Onaylı Bilgisayarlı Muhasebe Sertifikası.

3) GEREKLİ YABANCI DİL VE DÜZEYİ

-

4) GEREKLİ HİZMET SÜRESİ

   -

5)  ÖZEL NİTELİKLER     

• Araştırıcı,
• Pratik çözüm üretebilen.
• Sorgulayıcı.
• Kendine güvenen.
• İyi iletişim kurabilen.
• Hızlı, düzenli ve dikkatli.
• Temsil yeteneğine sahip olmak.
• Yazışma kurallarına hakim olmak.

Bu dokumanda açıklanan görev tanımımı okudum.

Görevimi burada belirtilen kapsamda yerine getirmeyi kabul ve taahhüt ediyorum.

Adı ve Soyadı: 

Tarih                                                                                                                              İmza         

ONAYLAYAN

(Rektör Yardımcısı)

Tarih                                                                                                                   İmza

.…/.…/....