Rektörlüğümüz ve bağlı birimlere ait evrakların dağıtımı, Genel Evrak Birimi tarafından yürütülmektedir.

Bu çerçevede, kurum içi birimler ile diğer kurumlara hitaben hazırlanan belgelerin dağıtımı Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinden gerçekleştirilmektedir. Ayrıca, 25 Ağustos 2011 tarihli ve 28036 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik doğrultusunda, kamu kurum ve kuruluşları arasındaki evrak gönderimi ve alımı, üniversitemize ait KEP (nohu@hs01.kep.tr) hesabı aracılığıyla Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemi üzerinden de yapılmaktadır.

Üniversitemiz dışına fiziki olarak gönderilecek evraklar ise içerik ve öncelik durumuna göre (acele, gizli, çok gizli vb.) kargo, normal posta, iadeli taahhütlü posta veya elden zimmetle teslim edilmek suretiyle gönderilmektedir.

Genel Evrak Birimi’nden kurum dışına gönderilecek evraklar, anlaşmalı kargo firması tarafından hafta içi her gün saat 15.30’da teslim alınarak alıcılara ulaştırılmaktadır. Ayrıca, şehir içindeki kısa mesafeli gönderiler, yine hafta içi her gün aynı saatte, Genel Evrak Birimi görevlileri tarafından resmi araç kullanılarak ilgili kamu kurum ve kuruluşlarına düzenli ve etkin bir şekilde ulaştırılmaktadır.