GÖREV/İŞ TANIMI FORMU

KADRO VEYA POZİSYONUN

BİRİMİ/ALT BİRİMİ

Rektör Yardımcılığı/ Engelli Öğrenci Birimi

STATÜSÜ

[ X ] MEMUR                 [  ] SÖZLEŞMELİ PERSONEL

UNVANI

BİLGİSAYAR İŞLETMENİ

GÖREVİ

Engelli Öğrenci Birim Sekreteri

SINIFI

Genel İdare Hizmetleri

KODU

ÜST YÖNETİCİSİ

REKTÖR

BAĞLI BULUNDUĞU YÖNETİCİ/YÖNETİCİLERİ

Engelli Öğrenci Birim Koordinatörü, Rektör Yardımcısı ve Rektör

ASTLARI

Yok

A. GÖREV/İŞLERE İLİŞKİN BİLGİLER

•        1) GÖREV/İŞİN KISA TANIMI

Engelli Öğrenci Biriminin sekreterlik hizmetlerinin etkin ve verimli bir şekilde yerine getirilmesini sağlamak.

• Engelli Öğrenci Biriminin sekreterlik hizmetlerini (telefon bağlama, not alma, randevu ayarlama, faks çekme vb.) yapmak.
• Güncel iş takibini yapmak ve çalışma takviminin akışını sağlamak.
• İş akışındaki günlük acil yazılara ilişkin Koordinatörü ve Rektör Yardımcısını bilgilendirmek.
• Engelli Öğrenci Biriminin gelen faks ve elektronik postaları takip etmek, gelen faks ve elektronik postaların kayıt altına alınmasını sağlamak.
• Engelli Öğrenci Biriminin kurum içi ve kurum dışı yazışmalarını yapmak.
• Yapılan yazışmaların ilgili kişi/kişilere veya kurumlara tesliminin takibini yapmak ve buna ilişkin evrakları ilgili dosyaya takmak.
• Engelli Öğrenci Biriminin ait özel ve kurumsal dosyaları tutmak,  arşivlemek ve muhafaza etmek.
• Yapılan yazışmaların gizliliğini korumak.
• Engelli Öğrenci Birimi ile ilgili çeşitli evrak ve dokümanları hazırlamak.
• Engelli Öğrenci Birimine bağlı kurul ve komisyonların toplantılarına ilişkin hazırlık yapmak ve ilgili kişilere duyuru yapmak.
• Çeşitli duyuruları ilgili birimlere bildirmek.
• Koordinatörün vermiş olduğu direktifleri ilgi kişi veya birimlere iletilmesini sağlamak.
• Koordinatörün programını, birimin zaman ve iş durumunu (çalışma-randevu-toplantı) dikkate alarak hazırlamak ve uygulamak.
• Telefon görüşmelerinde ya da ziyaretlerde karşı tarafa gereksiz bilgilerin verilmesinden kaçınmak, gizliliğe dikkat etmek.
• Şehirde uygulanan protokol listelerini ve telefon rehberlerini takip ederek, sürekli güncel kalmalarını sağlamak.
• Engelli Öğrenci Biriminin faaliyetlerini ilgilendiren mevzuatı sürekli takip etmek.
• Çalışma ortamında tehlikeye sebebiyet verebilecek, cihazları kontrol etmek, her gün birimden ayrılırken bilgisayar, yazıcı ve tarayıcı gibi elektronik aletleri kontrol etmek, kapı ve pencerelerin kapalı tutulmasına dikkat etmek.
• Engelli Öğrenci Biriminin kullandığı makine ve araçların temizliği, onarım ve bakımını yaptırmak.
• Engelli Öğrenci Biriminin kırtasiye, demirbaş vb. büro hizmetlerinin yapılmasını sağlamak.
• Engelli Öğrenci Biriminin odasının temizliği ve bakımı ile ilgilenmek.
• Evrak, taşınır ve taşınmaz malları korumak, saklamak.

Koordinatör tarafından verilen görevleri zamanında ve eksiksiz, malzeme tasarrufu sağlayacak şekilde yerine getirmek.

• Verilen görevleri zamanında, eksiksiz, işgücü, zaman ve malzeme tasarrufu sağlayacak şekilde yerine getirmek.
• Sekreter yaptığı iş ve işlemlerden dolayı Koordinatör, Rektör Yardımcısı ve Rektöre karşı sorumludur.

3) ÇALIŞMA KOŞULLARI

  a) Çalışma Ortamı

Kapalı alan

  b) İş Riski

Yok

4) GÖREV/İŞİN GEREKTİRDİĞİ AĞIRLIKLI ÇABA

    [  ] FİZİKSEL ÇABA                 [   ] ZİHİNSEL ÇABA              [ X ] HER İKİSİ DE   

B.  ATANACAKLARDA ARANACAK NİTELİKLER

1) GEREKLİ ÖĞRENİM DÜZEYİ VE BÖLÜMÜ

En az ön lisans mezunu olmak.

2) GEREKLİ MESLEKİ EĞİTİM, SERTİFİKA, DİĞER EĞİTİMLER

    Alanı ile ilgili eğitim almış olmak ve “Bilgisayar İşletmeni Sertifikası”na sahip olmak.  

3) GEREKLİ YABANCI DİL VE DÜZEYİ

    Gerekmiyor.

4) GEREKLİ HİZMET SÜRESİ

    Görevde yükselme sureti ile atanacaklar için, Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumları Personel Görevde Yükselme Yönetmeliği hükümleri geçerlidir.

5)  ÖZEL NİTELİKLER

·         Pozitif bakış açısına sahip.

·         İletişimi iyi ve güler yüzlü.

·         Hızlı, dikkatli, temiz ve düzenli.

·         Düzgün konuşma yeteneğine sahip.

·         Gizliliğe önem veren.

Bu dokumanda açıklanan görev tanımımı okudum.

Görevimi burada belirtilen kapsamda yerine getirmeyi kabul ve taahhüt ediyorum.

Adı ve Soyadı:

Tarih                                                                                                                              İmza         

.…/.…/….                                                                                                     

   ONAYLAYAN

(Rektör Yardımcısı)

Tarih                                                                                                                              İmza

.…/.…/….